Бухучет инфо. Обмен данными по зарплатным проектам Реестр на выплату зарплаты в 1с
Зарплатные проекты сегодня получили достаточно широкое распространение. Они предусматривают перевод расчетов по заработной плате с персоналом на безналичный расчет, с перечислением средств на банковскую карту работника. Для упрощения данной процедуры заключаются соответствующие договора с банками. После этого предприятию потребуется только передать банку зарплатные ведомости и итоговую сумму средств для выдачи, а в кредитной организации все остальные заботы возьмут на себя.
Программа 1С предусматривает возможность отражения подобных операций, причем сама программа позволяет даже организовать электронный обмен с кредитной организацией, поддерживающей работу с 1С в версии 8.3.
Настройки зарплатных проектов в 1С
Для настройки параметров необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Зарплатные проекты».
После того, как у организации появился договор с кредитным учреждением, в программе 1С создается отдельный документ «Зарплатный проект». В нем обязательно указывается наименование банка, после чего графа «Наименование проекта» получит заполнение. Сменить название партнера можно в ручном режиме.
Имеется флажок «Использовать обмен электронными документами», установка которого необходимо только в случаях, когда есть техническая возможность обмениваться данными непосредственно из программы 1С.
В последнем случае дополнительно требуется внести данные по заключенному договору, расчетный счет и выбранную систему расчетов.
Формат создаваемого файла изначально стандартный, но пользователь обладает возможностью для установления иного варианта из доступного списка.
Лицевые счета и организация расчетов без электронного обмена в 1С
Для организации банковских переводов необходимо иметь лицевые счета каждого сотрудника в банке-партнере. В случаях, когда электронный обмен оказывается технически невозможен, информация о лицевых счетах в программу должна вноситься вручную. Для этого потребуется зайти в форму сотрудника в одноименном справочнике, нажав на кнопку «Выплаты и учет зарплат».
Тем не менее, ручное занесение для каждого работника отличается высокой трудоемкостью. При большой численности работников имеется возможность использования пакетного способа заполнения данных по лицевым счетам. Для этого существует функционал «Ввод лицевых счетов», доступный в разделе «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты».
Соответственно пользователь указывает конкретный зарплатный проект и месяц, с которого лицевые счета начинают действовать. Далее добавляются работники и их лицевые счета. После этого внесенные данные сохраняются.
Для перечисления заработанных денег работникам требуется формирование «Ведомости на выплату зарплаты через банк». Для этого необходимо указать конкретный зарплатный проект, после чего кликнуть по кнопку «Заполнить». В табличной части появятся все сотрудники, обладающие лицевыми счетами, но не получившие зарплату.
Ведомость выступает основой для дальнейшего формирования платежного поручения для банка. Далее остается только перечислить деньги в банк, осуществляющий выплаты, и передать ведомость.
Лицевые счета зарплатных проектов при электронном документообороте в 1С
В случае, если предприятие обладает возможностью обмениваться данными с банком через 1С, в его распоряжении имеется возможность создания заявок для открытия лицевых счетов. Доступ к ним осуществляется через раздел «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты».
Соответственно в заявку вносятся только данные по зарплатному проекту и месяцу, с которого начинается учет. Кнопкой «Заполнить» можно сформировать перечень сотрудников или добавлять к нему вручную новых работников. Сведения о персонале, содержащиеся в правой части экрана, система заполнит самостоятельно.
Вкладка «Пластиковая карта» предназначена для отражения данных по карте сотрудника, на которую переводятся деньги. После проведения документа производится выгрузка данных для предоставления в банк. Оптимальным решением для этого выступает специальное рабочее место. Перечень сотрудников в случае необходимости из документа можно пустить на печать.
Электронный обмен по зарплатному проекту
При наличии электронного обмена данных программа 1С Бухгалтерия предусматривает возможности наличия отдельного рабочего места «Обмен с банками по зарплатным проектам». Доступ к нему возможен все в том же подразделе «Зарплатные проекты» раздела «Зарплата и кадры».
Данное рабочее место позволяет выполнять следующий набор действий:
- Проводить зачисление зарплаты;
- Открывать лицевые счета;
- Закрывать счета сотрудников, больше не работающих в организации..
После того, как пользователь выберет зарплатный проект, система самостоятельно продемонстрирует набор нерешенных задач, например, неоплаченные ведомости или документы, ждущие выгрузки в систему.
Графа «Каталог обмена» предназначена для указания диска, через который ведется обмен данными с кредитной организацией. Выгрузка инициируется нажатием кнопки «Выгрузить файл», а операции по получению каких-либо данных кнопкой «Загрузить подтверждения». Кнопкой «Загрузить лицевые счета» можно активировать ручной ввод данных, если файл по каким-то причинам не удается загрузить.
Настроить функционал по зарплатным проектам. Для начала перейдем на вкладку «Зарплата и кадры» раздел «Справочники и настройки» и откроем справочник «Зарплатные проекты».
Здесь необходимо создать новый «Зарплатный проект». В форме нужно заполнить:
название организации;
банк – после ввода, внизу в поле «Название проекта» продублируется название банка, которое можно изменить вручную;
использовать обмен электронными документами – устанавливаем галочку для активации обмена. Если галочку не поставить, то часть полей станет недоступной для редактирования;
сведения о договоре – вводим данные по договору с банком (номер договора, дата, валюта;
сведения о банке – вводим номер отделения, номер филиала, номер расчетного счета;
система расчетов по банковским картам – добавляем из справочника необходимые.
Поля «Формат файла» и «Кодировка файла» должны заполнить автоматически значениями по умолчанию. Возможно изменение, но только на те что предустановлены в программе.
К каждой карте сотрудника привязан персональный лицевой счет. В случае, когда электронный обмен не используется, номер лицевого счета (предоставляет сотрудник) должен быть внесен в карточку сотрудника по ссылке «Выплаты и учет зарплат» (в справочнике «Сотрудники»):
Если штат сотрудников небольшой, то можно внести счета таким способом. Но если в организации числится большое количество сотрудников, то используется комплексная обработка «Ввод лицевых счетов».
Нажимаем «Добавить» (построчно) или «Заполнить» (комплексно) и заполняем список сотрудников, которым необходимо ввести в карточку номера лицевых счетов. Личный номер счета вручную добавляется в колонке напротив фамилии. После заполнения жмем «Сохранить и закрыть».
Для перечисления зарплаты формируется документ «Ведомость на выплату зарплаты через банк».
Здесь заполняем:
месяц выплаты;
организация;
выплачивать – указываем интервал выплат (Зарплата за месяц);
округление – по умолчанию «Без округления»;
зарплатный проект – указываем созданный.
После этого нажимаем «Заполнить», и в табличной части отразятся фамилии сотрудников (с введенными лицевыми счетами), которым нужно выплатить заработную плату:
Ведомость после заполнения проводим и передаем в банк в печатном или электронном виде. Далее формируется документ «Платежное поручение» и по нему «Списание с расчетного счета».
При включенном обмене электронными документами в программе 1С можно подать в банк заявку на открытие лицевых счетов на сотрудников. Для этого проходим на вкладку «Зарплата и кадры» раздел «Зарплатные проекты» и открываем журнал «Заявки на открытие лицевых счетов».
В шапке нового документа заполняем название организации, указываем зарплатный проект и дату открытия.
Нажимаем «Заполнить» и слева в разделе «Сотрудник» появится список сотрудников, а в правом поле автоматически введутся данные по сотрудникам на основании карточек из программы.
Обратите внимание, на вкладке «Основные сведения» выведутся данные (фамилия, имя и титул) на латинице.
При необходимости можно проверить и отредактировать информацию на вкладках «Адреса, телефоны» и «Документы». Вкладка «Пластиковая карта» предназначена для внесения номера карты на сотрудника. После заполнения заявка проводится, распечатывается или выгружается.
При установленных параметрах электронного обмена можно воспользоваться функцией «Обмен с банками по зарплатным проектам». Располагается на вкладке меню программы «Зарплата и кадры» раздел «Зарплатные проекты» ссылка «Обмен с банками (зарплата)».
Возможно создание обработок:
зачисление зарплаты сотрудникам;
открытие лицевых счетов;
закрытие лицевых счетов.
Указываем зарплатный проект и 1С самостоятельно выводит в нижнюю часть список документов (которые требуют обработки) для выгрузки в банк, а также список сотрудников из этого документа. Для выгрузки в банк нажимаем «Выгрузить в файл». Чтобы получить подтверждение из банка нужно нажать «Загрузить подтверждения».
Выплата зарплаты персоналу на счет в банке позволяет существенно экономить ресурсы компании. Нет наличных денег, а значит, не требуется кассовое и инкассаторское обслуживание, что дает немалую экономию. Но для этого у каждого работника должен быть собственный счет в банке, а для выплат по каждому из них в отдельности должны будут создаваться платежные поручения. Это довольно неудобно, трудозатратно, а еще при этом растет возможность ошибки, в особенности, если организация более ли менее крупная и персонала достаточно много.
Хорошим решением этой проблемы является «зарплатный проект» (ЗП).
Если руководство компании решает идти по этому пути, первым шагом становится подписание договора с банком по выплате зарплаты персоналу посредством расчетов по зарплатному проекту. Для всех работников открываются лицевые счета (ЛС), на которые будут перечисляться деньги. К счету выпускаются банковские карточки и подключаются дополнительные услуги.
Как произвести расчет и начисление зарплаты в 1С и создать зарплатный проект в 1С 8.3 рассмотрим в этой статье на примере «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (релиз конфигурации 3.0.54.20).
Создание зарплатного проекта
Для начала в «Контрагенты» (перейти в меню «Справочники – Покупки и продажи – Контрагенты») заносится новый контрагент – банк, с которым заключен договор на ЗП. Если банк уже есть в этом справочнике, достаточно открыть его карточку.
На закладке «Договоры» вносится информация по договору зарплатного проекта с банком.
На закладке «Банковские счета» – номер счета банка для зарплатных операций (прописан в договоре). После установки «Использовать как основной», сохраняем все изменения в карточке.
Теперь переходим непосредственно к созданию зарплатного проекта 1С 8.3. Переходим в меню «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Зарплатные проекты», нажатием кнопки «Создать», открываем форму заполнения полей для нового проекта:
- «Организация» – организация, для которой создается ЗП;
- «Банк» – банк, с которым был заключен договор для расчетов по ЗП;
- «Использовать обмен электронными документами» – соответственно понадобится для обмена данными (следующие элементы становятся доступными при включении этого флажка);
- «Формат файла» и «Кодировка файла» – хоть и задаются по умолчанию, однако информацию по стандарту и кодировке файлов обмена стоит все-таки уточнить в банке;
- «Сведения о договоре» – номер, дата и валюта зарплатного договора;
- «Сведения о банке» – номер отделения/филиала банка и расчетный счет организации для ЗП («зарплатным» счетом может быть расчетный счет организации, если он единственный в выбранном банке).
Таблица «Системы расчетов по банковским картам» является справочной и заполняется вручную. Вводятся системы платежей, поддерживаемые выбранным банком. Эти сведенья понадобятся в момент подачи заявки в банк на открытие ЛС работникам. После заполнения всех полей сохранить документ.
Создание лицевых счетов
Большое количество ЛС правильно и удобно делать посредством документа с тем же название «Ввод лицевых счетов». Перейти в меню «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Ввод лицевых счетов». В открывшейся форме в имеющихся полях задать организацию, ЗП и месяц открытия счетов. При необходимости дополнительно задать подразделение. Нажатие кнопки «Заполнить» приведет к появлению в таблице списка лиц, у которых нет счета. При этом можно добавить их вручную после нажатия «Добавить». Далее ввести номера ЛС и сохранить документ. Такой способ ввода позволяет ввести сразу большое количество счетов, например, при смене ЗП.
Номер ЛС также может быть введен «руками» уже в карточке работника (меню «Справочники – Сотрудники»). В поле «Выплата зарплаты» выбрать из списка пункт «По зарплатному проекту» и, щелкнув по появившейся красной строке в открывшейся форме, заполнить данные по ЛС. Здесь же можно посмотреть историю изменений по проектам.
Следует заметить, что создание заявок для обмена данными с банком становится возможным только при установленном флажке «Электронный документооборот с банком» в свойствах зарплатного проекта.
Заявка в банк на открытие лицевых счетов
Если открытие и закрытие ЛС будет происходить посредством электронного обмена с банком, то нужно сформировать «Заявки на открытие (закрытие) лицевых счетов».
В меню «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Заявки на открытие лицевых счетов» создается новая заявка кнопкой «Создать». В открывшемся окне по копке «Заполнить» произойдет заполнение списка сотрудников, у которых еще не открыты ЛС, или сотрудников можно выбрать вручную.
Большинство реквизитов, включая написание имени и фамилии латиницей, будут заполнены автоматически. На закладке «Пластиковая карта» нужно установить флажок «Является зарплатной картой», выбрать, кто платит за обслуживание, систему расчетов, и при необходимости, задать использование мобильного банка и его тариф. Остальные поля заполняются согласно условиям зарплатного договора. Далее в поле «Каталог файла обмена» нужно задать папку для обмена данными и по кнопке «Выгрузить в файл» произвести выгрузку заявки для отправки в банк.
После того как из банка придут подтверждения с данными ЛС, их вводят в базу программы. Для этого нажимается кнопка «Загрузить подтверждения» и выбираются файлы с подтверждением. После чего автоматически будет создан и проведен документ в котором будет список сотрудников, их ЛС и статус счетов (открыт, закрыт, отказ). В карточку сотрудника будет автоматически записана информация по счету.
Электронный обмен документами
Для постоянной работы используется обработка «Обмен с банками (зарплата)» (меню «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Обмен с банками (зарплата)»). Обработка состоит из трех разделов: «Зачисление зарплаты», «Открытие лицевых счетов», «Закрытие лицевых счетов». По щелчку мыши можно свернуть или развернуть любой из них. Из обработки можно осуществлять следующие действия:
- Отправлять ведомости по зарплате в банк и получать подтверждение, частичное подтверждение или отказ по проведенным транзакциям;
- В автоматическом режиме делать заявки на открытие/закрытие ЛС, отправлять их в банк и получать подтверждение, частичное подтверждение или отказ из банка;
- В автоматическом режиме вносить данные по открытию счетов в карточки сотрудникам;
- Печатать списки сотрудников на получение ЛС;
- Управлять списками сотрудников на получение ЛС.
При запуске обработки заполняются поля:
- Организация – организация, которая осуществляет обмен с банком;
- Зарплатный проект – договор с банком по зарплатному проекту;
- Подразделение – подразделение организации (при необходимости);
- Каталог фалов обмена – папка, через которую будет производиться обмен данными;
- Показывать – фильтр видимости ведомостей в банк.
В разделе «Зачисление зарплаты» отображается список всех ведомостей в банк на текущую дату согласно установленному отбору. Ведомость по зарплате можно выгружать в файл для отправки в банк и загружать подтверждение банка о проведенной операции по зачислению заработной платы. Для этого используются кнопки «Загрузить файл» и «Получить подтверждение» соответственно. После выгрузки статус ведомости становится «Выгружен в банк». Получив из банка подтверждения возможны следующие варианты исполнения:
- Зачислено полностью – все суммы зарплат по ведомости зачислены на ЛС сотрудников;
- Не зачислено – отказ в проведении операции (статус ссылки изменится на «Оформить повторно» и по ней ведомость опять может быть выгружена полностью);
- Зачислено с ошибками – зарплата зачислена не всем сотрудникам (статус ссылки меняется на «Оформить повторно» и по ней можно создать новую ведомость по сотрудникам, которым не произошло зачисление).
«Открытие лицевых счетов» и «Закрытие лицевых счетов» отображают списки сотрудников, которым требуется открытие или закрытие ЛС. Списки формируются автоматически на основании кадровых документов. Также при отсутствии счета сотрудник автоматически попадает в список на открытие. Если какой-нибудь из списков пуст, будет выдано соответствующее сообщение.
При выгрузке из раздела «Открытие лицевых счетов» (кнопка «Выгрузить в файл») будет автоматически создан и проведен документ «Заявка на открытие лицевых счетов». При получении подтверждения из банка файл с подтверждением нужно загрузить кнопкой «Загрузить подтверждение» . Здесь же автоматом будет сформирован документ в котором находится вся информация по открытию ЛС (см. п.3).
При выгрузке из «Закрытие лицевых счетов» создастся и проведется документ с названием «Заявка на закрытие лицевых счетов», и в дальнейшем никакие действия с закрытым счетом не предпринимаются.
При необходимости можно создать или скорректировать анкету работника, встав на нужную строку и нажав кнопку «Редактировать анкету». Это может потребоваться, если заполнены не все поля анкеты, и в строке будет сообщение «Заявка не заполнена». То есть в файл выгрузки заявок на открытие ЛС этот сотрудник не попадет. Двойной щелчок по строке откроет для редактирования карточку сотрудника. Все сохраненные изменения в ней попадут в анкету. Таким способом можно заполнить нужные поля.
Также можно временно отменить выгрузку для определенных работников, щелкнув в списке по слову-ссылке «Отложить» в строке с выбранным человеком. При этом статус строки изменится на отложенный, а слово изменится на «Возобновить». При необходимости можно скрывать или показывать строки с отложенным статусом кнопкой «Показывать отложенное открытие лицевых счетов». По умолчанию такие строки не видны. Данные по сотрудникам с таким статусом не выгружаются и в заявки не исчезают.
Если по каким-либо причинам подтверждение не было получено, то выгрузку заявки на открытии ЛС можно повторить.
Как уже говорилось, при загрузке подтверждения открытия счетов в карточках сотрудников отобразятся ЛС.
Если данные о них получались раньше, чем начался вестись учет в программе 1С 8.3, или данные по ЗП, например, были получены не через электронный обмен, посредством кнопки «Ввести лицевые счета» их можно внести «руками». При этом выпадет список сотрудников на открытие ЛС. Как настроить зарплатный проект, мы рассказывали выше.
Настроить функционал по зарплатным проектам. Для начала перейдем на вкладку «Зарплата и кадры» раздел «Справочники и настройки» и откроем справочник «Зарплатные проекты».
Здесь необходимо создать новый «Зарплатный проект». В форме нужно заполнить:
название организации;
банк – после ввода, внизу в поле «Название проекта» продублируется название банка, которое можно изменить вручную;
использовать обмен электронными документами – устанавливаем галочку для активации обмена. Если галочку не поставить, то часть полей станет недоступной для редактирования;
сведения о договоре – вводим данные по договору с банком (номер договора, дата, валюта;
сведения о банке – вводим номер отделения, номер филиала, номер расчетного счета;
система расчетов по банковским картам – добавляем из справочника необходимые.
Поля «Формат файла» и «Кодировка файла» должны заполнить автоматически значениями по умолчанию. Возможно изменение, но только на те что предустановлены в программе.
К каждой карте сотрудника привязан персональный лицевой счет. В случае, когда электронный обмен не используется, номер лицевого счета (предоставляет сотрудник) должен быть внесен в карточку сотрудника по ссылке «Выплаты и учет зарплат» (в справочнике «Сотрудники»):
Если штат сотрудников небольшой, то можно внести счета таким способом. Но если в организации числится большое количество сотрудников, то используется комплексная обработка «Ввод лицевых счетов».
Нажимаем «Добавить» (построчно) или «Заполнить» (комплексно) и заполняем список сотрудников, которым необходимо ввести в карточку номера лицевых счетов. Личный номер счета вручную добавляется в колонке напротив фамилии. После заполнения жмем «Сохранить и закрыть».
Для перечисления зарплаты формируется документ «Ведомость на выплату зарплаты через банк».
Здесь заполняем:
месяц выплаты;
организация;
выплачивать – указываем интервал выплат (Зарплата за месяц);
округление – по умолчанию «Без округления»;
зарплатный проект – указываем созданный.
После этого нажимаем «Заполнить», и в табличной части отразятся фамилии сотрудников (с введенными лицевыми счетами), которым нужно выплатить заработную плату:
Ведомость после заполнения проводим и передаем в банк в печатном или электронном виде. Далее формируется документ «Платежное поручение» и по нему «Списание с расчетного счета».
При включенном обмене электронными документами в программе 1С можно подать в банк заявку на открытие лицевых счетов на сотрудников. Для этого проходим на вкладку «Зарплата и кадры» раздел «Зарплатные проекты» и открываем журнал «Заявки на открытие лицевых счетов».
В шапке нового документа заполняем название организации, указываем зарплатный проект и дату открытия.
Нажимаем «Заполнить» и слева в разделе «Сотрудник» появится список сотрудников, а в правом поле автоматически введутся данные по сотрудникам на основании карточек из программы.
Обратите внимание, на вкладке «Основные сведения» выведутся данные (фамилия, имя и титул) на латинице.
При необходимости можно проверить и отредактировать информацию на вкладках «Адреса, телефоны» и «Документы». Вкладка «Пластиковая карта» предназначена для внесения номера карты на сотрудника. После заполнения заявка проводится, распечатывается или выгружается.
При установленных параметрах электронного обмена можно воспользоваться функцией «Обмен с банками по зарплатным проектам». Располагается на вкладке меню программы «Зарплата и кадры» раздел «Зарплатные проекты» ссылка «Обмен с банками (зарплата)».
Возможно создание обработок:
зачисление зарплаты сотрудникам;
открытие лицевых счетов;
закрытие лицевых счетов.
Указываем зарплатный проект и 1С самостоятельно выводит в нижнюю часть список документов (которые требуют обработки) для выгрузки в банк, а также список сотрудников из этого документа. Для выгрузки в банк нажимаем «Выгрузить в файл». Чтобы получить подтверждение из банка нужно нажать «Загрузить подтверждения».
Выплаты заработной платы с помощью безналичного расчета на банковские карты работников, все чаще встречаются среди организаций. Такой способ удобен, как работодателям, так и сотрудникам. Компаниям не приходится хранить в кассах наличные денежные средства, а работники намного проще могут получить кредит или ипотеку в банке.
Банковские организации предлагают свои услуги по перечислению зарплаты. Клиенту будет достаточно предоставить необходимые денежные средства и ведомость на зарплату. Затем банковские работники сами отправят указанные в ней суммы на карты.
Оптимизация настроек для зарплатных проектов в 1С
Зарплатный проект является соглашением с банковской организацией, по которому ее сотрудники создают для всех сотрудников компании личные лицевые счета. В назначенное время организацией будет перечислена заработная плата на общую сумму на созданный для этих целей зарплатный счет. К платежному поручению кампания обязана подкрепить ведомость, в которой будут указаны зарплатные счета сотрудников и положенные им денежные выплаты. Основываясь на данные из ведомости сотрудники банка распределяют полученные деньги по счетам самостоятельно.
Но необходимо учитывать, что банковские организации имеют не равные возможности по работе с компаниями, а также могут требования по зарплатным проектам могут разниться.
Если компания и банк указали в соглашении возможность работы через банк-клиент, то как только будет сформировано платежное поручение необходимо отправить приложение, в виде письма. Оно составляется в произвольном формате на имя специалиста, который работает с организацией. А так же к нему должен быть прикреплен файл с указанием информации о сотрудниках, в одном из указанных вариантов:
- Ведомость по выплатам на лицевые счета можно распечатать и отсканировать;
- Выгрузить файл сформированный в системе 1С;
- Выгрузить файл из специализированного программного обеспечения, предоставленного банком.
Важно! При отправке ведомости в формате выгруженного файла, чаще всего, в ответном письме банком присылается документ подтверждающий проведение операции, который можно подгрузить в систему 1С.
Программа 1С: Бухгалтерия дает возможность формировать данные для договоров с банками, они называются зарплатными проектами. Системой предусмотрены обмены с банковской организацией через электронные носители, не прибегая к физическим.
Для того, чтобы создать такой проект, после заключения соглашения с выбранным банком, необходимо перейти в меню «Зарплата и кадры» и в подкатегории «Справочники и настройки» открыть пункт «Зарплатные проекты».
После открытия файла нужно заполнить следующие строки:
- Название организации, со счета которой будут произведены списания по заработной плате сотрудников;
- Банк, с которым был оформлен договор. Он выбирается с помощью классификатора, который встроен в программу 1С;
- В пункте «Использовать обмен электронными документами» ставится галочка, только в том случае, если соглашением предусмотрен электронный обмен с финансовой организацией. Если такого нет, то реквизиты, которые расположены ниже заполнять не нужно;
- Если предыдущий пункт включен в договор, то ставится его номер и дата, отделение банка и филиал, а также расчетный счет;
- Справа в окошке, указывается «система расчетов».
Поле «Название проекта» автоматически формируется из названия банка и даты заключения договора с ним. Его можно изменить на любое удобное вручную, если есть такая необходимость.
Расчеты по зарплатным проектам использования без электронного обмена
Для перечисления денежных средств на зарплатные карточки рабочего, в программе 1С необходимо завести лицевой счет на каждого из них. В случае работы с зарплатным проектом, в котором не применяется электронный обмен информацией, то данные счета вводятся бухгалтером самостоятельно, цифры по ним будут переданы организации банком. Для этого необходимо перейти в справочник «Сотрудники», выбрать необходимого работника и нажать, в открывшемся окне, «Выплаты и учет зарплаты»,
Но такой способ не очень удобен, так как придется открывать данные на каждого сотрудника, поэтому лучше воспользоваться функцией «Ввод лицевых счетов», она позволит без потери времени указать все данные по счетам в одном документе.
Для того, чтобы воспользоваться данной функцией необходимо перейти в меню «Зарплата и карты» и зайти в пункт «Ввод лицевых счетов».
На странице нужно заполнить следующие данные:
- Название организации;
- Зарплатный проект, если у компании один договор по заработной плате, то он заполнится автоматически вместе с предыдущим пунктом;
- Месяц открытия;
- В таблицу необходимо занести данные по сотрудникам, это можно сделать с помощью кнопки «Добавить» или «Заполнить»;
- После добавления сотрудников, по каждому внести номер лицевого счета.
После этого можно приступить к созданию «Ведомости в банк», без нее банковские работники не смогут приступить к переводу заработной платы сотрудникам. Для этого нужно перейти в меню «Зарплата и кадры» и выбрать «Ведомость в банк». Открывшийся документ необходимо заполнить следующей информацией:
- Дата;
- Организация;
- Поставить отметку в строке «Вид выплаты», в зависимости от назначения платежей «Зарплаты» или «Аванса»;
- Зарплатный проект.
С помощью кнопки «Заполнить», в таблицу будут внесены те сотрудники, по которым введены данные о их лицевых счетах и невыплаченная заработная плата.
Важно! После формирования данного документа, он ставится основанием для создания платежного поручения и отправки денежных средств в банковскую организацию, вместе с зарплатной ведомостью.
Зарплатные счета с применением электронного обмена
При включенном обмене электронных документов, программой 1С: Бухгалтерия предусмотрена функция по созданию заявок для открытия зарплатных счетов.
Чтобы создать такой документ необходимо перейти в «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты» — «Заявки на открытие лицевых счетов».
Документ заполняется следующим образом. Указываются данные по зарплатному проекту и дате открытия. Далее следует нажать на кнопку «Заполнить», при этом будет произведен автоматический подбор информации по всем сотрудникам компании. Ее можно увидеть, нажав на интересующего работника и справа будут указаны все данные, включая имя и фамилию написанную латиницей.
Перейдя в закладку «Пластиковая карта», необходимо указать информацию по работнику. После документ проводится и после этого можно «Выгрузить файл» для сотрудников банка. Но для удобства стоит воспользоваться приведенной ниже инструкцией. Данный документ также подходит для распечатки списков работников на открытие зарплатных счетов.
Как наладить электронный обмен по зарплатным проектам
При проставлении галочки о возможности электронного обмена с банковской организацией, система 1С предоставит возможность воспользоваться программой «Обмен с банками по зарплатным проектам».
Для этого нужно зайти в меню «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты» и открыть подпункт «Обмен с банками (зарплата)».
В этом документе есть возможность выполнять несколько видов операций:
- Зачислять заработную плату работникам;
- Создание лицевых счетов;
- Закрытие зарплатных счетов уволенных сотрудников.
Система автоматически определяет, какую задачу необходимо выполнить при заполнении строки «Зарплатный проект». Например, ведомость, требующая оплаты или сформированные заявления на создание зарплатных счетов.
Чтобы начать выгрузку документа нужно нажать на кнопку «Выгрузить файл», если же необходимо загрузить документы-подтверждения из банка, то «Загрузить подтверждения». При невозможности подкрепить информацию о лицевых счетах из документа, присланного банком, то их можно указать вручную.
Если сотрудник выражает желание открыть лицевой счет самостоятельно в другом банке, то ему необходимо сообщить компании реквизиты по счету. Кроме того, работник обязан написать заявление, чтобы заработная плата была отправлена именно на него. При этом организации придется создавать отдельное платежное поручение на этого сотрудника. Данная процедура не очень удобна, с точки зрения бухгалтерии, поэтому компании стараются использовать карты единого банка.